En este articulo hablaremos de lo que regularmente vemos en la segunda capacitación.
Para poder llevar un control general de tus procesos, Nuvigant maneja lo que llamamos Proyectos (o expedientes). Estos representan cada uno de los servicios que le das a tus clientes. Una vez que se ha hecho el presupuesto,
Generar proyectos, a partir de un presupuesto y también generarlos sin haber presupuesto anterior #
Como sabemos de la primera capacitación, es posible generar presupuestos de una manera muy rápida utilizando la herramienta de presupuestos rápidos. Ahora veremos, cómo podemos abrir y darle seguimiento a un proyecto cuando el cliente decide trabajar con nosotros.
Para generar los proyectos tenemos dos maneras de hacerlo, el resultado final es lo mismo.
- A partir de presupuestos rápidos: cuando un cliente primero vino a solicitar información y después de un tiempo decide que sí va a realizar el proyecto con nosotros, se procede a generar una operación a partir del presupuesto. Esto es muy útil, ya que si le generaste el presupuesto, el sistema jalará estos datos a tu expediente, evitando volver a capturar esta info. Puedes conocer como se hace en la guía: ¿Cómo generar expedientes a partir de un presupuesto?
- Directamente sin abrir un presupuesto rápido: en casos que no es necesario generar un presupuesto provisional, ya que es seguro que el proyecto se va a llevar acabo. Para aprender paso a paso como hacerlo, por favor ingresa a la guía:
Manejo de Datos de Clientes #
Como dar de alta personas, darlas de alta directamente, o desde un expediente y como ligarlas al proyecto
La creación de un cliente es muy sencillo y muy importante ya que esta información nos sirve para llenar una serie de documentos y nos permite tener toda la información de nuestros clientes en un solo lugar.
Existen dos maneras de crear un cliente, desde el apartado Contactos – Personas o Empresas y desde los formularios de registro, cada vez que abras un formulario de registro ya sea de proyectos, facturación, ingresos, retenciones, etc.
■ Quieres conocer como crear un cliente (personas/empresas) desde Contactos, por favor sigue la siguiente guía: PERSONAS Y EMPRESAS
■ Para registrar un cliente dentro de las pantallas de registro, en este caso Registro de Proyectos por favor ingresa a la siguiente guía: CREAR CLIENTE DESDE REGISTRAR PROYECTO
¿Cómo se ligan los proyectos al cliente? #
Mientras vamos creando proyectos, llega un momento en el que queremos saber ¿Qué proyectos tenemos asignados a un cliente?, para conocer donde ingresar por favor sigue el siguiente enlace: Proyectos del Cliente
También podemos asignarle los participantes en el proyecto, si quieres conocer como hacerlo, sigue el siguiente enlace.
Dar seguimiento a los expedientes #
Los proyectos que damos de alta se organizan por actividades que tenemos que ir marcando como realizado, debemos estar pendientes por las fechas límites de realizar cada una; para esto tenemos las notificaciones que son una ayuda que te serviría de mucho para que no se te pase esa fecha límite, te explicamos paso a paso cómo se da seguimiento a tus actividades o etapas
Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento #
Para dar un buen seguimiento a las actividades que se agregan en el proyecto, tenemos que configurarlas previamente. Al hacerlo, emitirán automáticamente alertas al usuario o a los participantes del proyecto. Con esto, no solo estará informado el cliente, sino también los usuarios, ya que pueden saber cuándo se va a vencer la actividad y realizarlas a tiempo. Para conocer cómo hacerlo, por favor, sigue la guía: Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento
Carga de Documentos en el Proyecto #
Cómo cargar documentos (tanto al expediente como a las etapas mismas). Como solicitar documento a cliente por medio de correo
En ciertas ocasiones necesitamos cargar documentos a nuestros proyectos, hay dos formas de cargarlos:
- 1. En Documentos dentro del expediente
- 2. Es dentro de las etapas o actividades
Para aprender hacerlo por favor da clic en la guía: Cargar documentos a la plataforma
El sistema permite arrastrar documentos para que los cargues de una manera muy sencilla y rápida. Inténtalo y en la liga del parrafo anterior encontrarás varios ejemplos de esto.
