Registrar un Tipo de Acto

Para crear un nuevo Tipo de Acto o Servicio, realizaremos los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes (Nota: Si no le aparece este apartado, es por falta de permisos)

Paso 3. Dar clic en Tipo de Actos

Paso 4. Dar clic en Tipo de Actos

Paso 5. Dar clic en el botón azul de (+) para registrar un nuevo Tipo de Acto

Paso 6. Escribir el nombre del Acto

Paso 7. Seleccionar la Categoría del Acto o Servicio (para conocer como configurarlo por favor haz clic en el siguiente enlace)

Paso 8. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Asignar Actividades a un Tipo de Acto

Para realizar esto, debes haber previamente registrado las actividades, si quieres conocer como hacerlo, por favor sigue el enlace.

Puedes configurar las actividades en un tipo de acto o en las categorías de actos. Supongamos que configuras las activades en una categoría y creas un tipo de acto ligado a esta categoría. Al momento de generar una operación el sistema buscará primero si tienes actividades ligadas al tipo de acto, si no buscará las actvidades ligadas a la categoría.

Para conocer como se asigna una actividad a un tipo de acto, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en el botón amarillo de (+) y dar clic en registrar actividad

Paso 2. Seleccionar la actividad

Paso 3. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 4. Les aparecerá agregada la actividad de esta manera.

Nota: Por lo general se asigna las actividades al momento de configurar las Categorías de Actos, esto hace que todas los tipos de actos bajo esa categoría, tengan asignado las actividades que agregaste.

Añadir Conceptos de Presupuestos a un Tipo de Acto

Para realizar lo que veremos a continuación, debes haber previamente registrado los conceptos de presupuestos, si quieres conocer como hacerlo, por favor sigue el enlace. La asignación de conceptos de presupuestos se configura en un tipo de acto para que, al abrir un proyecto y seleccionar dicho tipo de acto, al crear un presupuesto, se traigan automáticamente los conceptos de presupuestos previamente configurados.

Para conocer como se asigna un concepto de presupuesto a un tipo de acto, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en el ícono de ($)

Paso 2. Dar clic en el botón de (+) para asignar un concepto de presupuesto

Paso 3. Selecciona el concepto de presupuesto que desees agregar

Paso 4. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 5. Les aparecerá agregado el concepto de presupuesto de esta manera.

En este artículo NO estamos hablando sobre las retenciones que te hace tu cliente al momento de que le facturas si tu cliente es persona moral y tú eres persona física.

Retenciones dentro del proyecto

Las retenciones que se realicen dentro del proyecto, jalaran la información automáticamente de tu expediente.

Es más efectivo registrar los ingresos, facturas, retenciones, egresos, etc., desde proyectos, ya que de esta manera nuestra información estará mejor organizada. Para saber como realizarlo, por favor sigue los pasos:

Paso 4. Dar clic en el botón azul de (+) para agregar una Retención

Paso 5. Llenar los datos y Dar clic en Guardar

Paso 6. Se imprimirá la Retención en una nueva pestaña

Retenciones fuera del proyecto

Se pueden realizar retenciones fuera de un proyecto, pero nos pedirá llenar los datos manualmente. Es muy sencillo, a continuación puedes ver como hacerlo:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Contabilidad

Paso 3. Dar clic en Retenciones

Paso 4. Dar clic en el botón azul de (+) para crear una nueva Retención

Paso 5. Llenar los datos

Paso 6. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 7. Se imprimirá la Retención en una nueva pestaña

Existen varios procesos en el sistema para realizar la facturación. Podemos realizar lo siguiente:

Realizar Facturas fuera de una operación

Las facturas que se realizan fuera de una operación, no están ligadas a un proyecto, pero son muy convenientes dependiendo de lo que desees hacer.

Para conocer como realizarlo, por favor sigue el enlace

Realizar Facturas dentro de una operación

Las facturas realizadas dentro de una operación te traerá toda la información que cargaste en el presupuesto automáticamente, esta opción es muy buena para llevar un control sobre tus proyectos, saber cuales están se encuentran facturados y cuales no, incluso saber cuales están pagados. Para conocer como realizarlo, por favor sigue el enlace.

Realizar Facturas a partir de un recibo (dentro o fuera de una operación)

Las facturas también se pueden realizar desde un Ingreso, de esa manera trae automáticamente la información que se guardó al registrar el ingreso o recibo. Así mismo se pueden realizar dentro y fuera de una operación.

Para realizar una factura a partir de un ingreso dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

Para realizar una factura a partir de un ingreso fuera de un proyecto, por favor sigue el enlace.

Realizar Complemento de pago a partir de una Factura

Para llevar un seguimiento adecuado del estado de pago de las facturas, es necesario generar un complemento de pago. Este proceso puede realizarse en varios apartados según la situación. Tenemos los siguientes artículos que explica como se realiza dependiendo de la situación:

1. Generar complemento de pago a Facturas dentro de un proyecto

◼️ Generar complemento de pago a Facturas PPD

Las facturas PPD corresponden a pagos en parcialidades o diferidos. Los complementos de pago comunican al SAT que se ha realizado el pago; estos son timbrados y generan un PDF y un XML.

Para realizar un complemento de pago de una Factura PPD dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

◼️ Generar complemento de pago a Facturas PUE

Las facturas PUE se refiere al pago en una sola exhibición de la operación comercial. Al momento de general la factura, ya esta avisando al SAT que se encuentra pagada. El realizar un complemento de pago a una factura PUE, será solo para control interno.

Para realizar un complemento de pago de una Factura PUE dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

2. Generar complemento de pago a Facturas fuera de un proyecto

◼️ Facturas con complemento de pago desde el apartado Facturación

Si tienen facturas registradas fuera de una operación, también se puede realizar un complemento de pago, ya sea una factura PPD o PUE

Para conocer como realizar un complemento de pago desde el apartado de Facturación, por favor sigue el siguiente enlace.

◼️ Facturas con complemento de pago desde el apartado Complemento de pago

Se puede registrar un complemento en la sección de Complemento de Pago. Esta sección te permite asignar la factura después de haberlo creado, también puedes agregar varias facturas dentro de un mismo pago, siempre y cuando estas sean bajo el mismo cliente.

Para conocer como realizar un complemento de pago desde el apartado de Complemento Pago, por favor sigue el siguiente enlace.

Factura con complemento de notario

Al momento de crear una factura, existe la pestaña de Complemento de Notario, esta se utiliza, cuando se requiere que un notario público certifique algún aspecto relacionado con la transacción comercial. Esto puede ser necesario en casos específicos que requieran la intervención de un notario para garantizar su legalidad y autenticidad.

Para conocer como realizar una factura con complemento de Notario, por favor sigue el enlace.

Errores comunes de Facturación

Es normal que se presenten ciertos errores en facturación, para conocer un poco sobre por qué se dan estos errores, por favor sigue el enlace.

◼️ Dentro de un proyecto

◼️ Fuera de un Proyecto

Generar complemento de pago a Facturas dentro de un proyecto

Generar complemento de pago a Facturas PPD

Para conocer como generar un complemento de pago, sigue estos pasos:

Paso 1. Dentro de un proyecto, dirígete a Facturas, le damos clic a la factura y nos aparecerá varias opciones, le damos clic a la opción Generar complemento de pago

Paso 2. Dar clic en el botón Azul (+) para agregar un nuevo registro, en este caso un nuevo Complemento de Pago

Paso 3. Llena los datos

Paso 4. Dar clic en el Botón Guardar

Paso 5. Te aparecerá el complemento de pago de esta manera y te imprimirá el PDF en otra pestaña

Registrar pago para control interno en Facturas PUE

El procedimiento para generar un complemento de pago en una factura PUE, es exactamente el mismo que para una factura PPD. El único cambio es que no podrás imprimir el XML ni el PDF, ya que esto es únicamente para control interno del sistema.

El sistema te mostrará una leyenda de la siguiente manera, indicando. como dice el mensaje, es solo para control Interno

Generar complemento de pago a Facturas fuera de un proyecto

Facturas con complemento de pago desde el apartado Facturación

Para realizar un complemento de pago desde el apartado de Facturación, por favor sigue los siguientes pasos. Esto es aplicable tanto para Facturas PUE como PPD:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Contabilidad

Paso 3. Dar clic en Facturación

Paso 4. Dar clic en Generar complemento de pago

Paso 5. Se abrirá la pantalla para crear un nuevo complemento de pago, le damos clic en el botón azul de (+) para crear un nuevo registro

Paso 6. Llenar los datos y dar clic en el botón azul de Guardar

Facturas con complemento de pago desde el apartado Complemento de pago

Para realizar un complemento de pago desde el apartado de Complemento de pago, por favor sigue los siguientes pasos. Esto es aplicable tanto para Facturas PUE como PPD:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Contabilidad

Paso 3. Dar clic en Complemento Pago

Paso 4. Dar clic en botón azul de (+) para agregar un nuevo registro

Paso 5. Llenar los datos y dar clic en Guardar

Paso 6. Agregar la factura, llenar el monto y dar clic en Aplicar

Paso 7. Revisar que se haya agregado el complemento de pago y se da clic en el botón amarillo para timbrarlo

Paso 8. Si es PUE no se abrirá el PDF en otra pestaña, solo cuando es PPD.

NOTA: Dependiendo de si la factura a la que se le generó el complemento de pago es PPD, se generarán tanto el PDF como el XML. En caso de ser PUE, solo existirá el registro en el sistema, sin embargo, no se imprimirán PDF y XML, ya que estos no se timbran en el SAT.

Para conocer como realizarlo por favor continua leyendo:

Generar facturas a partir de un ingreso dentro de una operación

Para poder generar facturas a partir de un ingreso dentro de una operación, debes primero conocer como se realiza un proyecto y como se realiza un ingreso.

Luego vas al ingreso que has registrado y le das clic en Generar Factura, lo que te llevara a la pantalla de registrar Factura, verificas los datos y le das clic en Guardar.

Generar facturas a partir de un ingreso fuera de una operación

Para poder generar facturas a partir de un ingreso fuera de una operación, debes primero conocer donde se realiza un ingreso fuera de una operación. Luego de seguir los pasos, le das clic en el nombre del ingreso y aparecerán los botones abajo, eliges el que dice Generar Factura.

Se desplegará la pantalla para Registrar la Factura, solo que en este caso te pedirá que agregues el concepto y los valores, luego que hayas llenado los datos, le das clic en Guardar.

Pasos para acceder a la Liga Portal de Clientes

Paso 1. Dar clic en Menú (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Datos Compañía

Paso 4. Copiar Liga Portal de Clientes

Cuando el cliente abra la liga, le aparecerá de la siguiente manera:

Llenará los datos y dará clic en Enviar Información.

Le aparecerá el siguiente mensaje:

Pasos para acceder a la Liga Portal del Clientes con Solicitud de Documentos

Paso 1. Dar clic en Menú (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Datos Compañía

Paso 4. Copiar Liga Portal de Clientes

Paso 5. Dar clic en Solicitud con Documentos

Paso 6. Selecciona los documentos que necesites que se soliciten al cliente

Paso 7. Si deseas añadir otro documento que no se encuentra en las opciones, das clic en el botón Otro

Ingresas el documento que desees solicitar, en los recuadros

Paso 8. Dar clic en el botón azul Agregar

Copias toda la Liga completa para solicitar los datos con documentos a tu cliente

NOTA: Debes copiar bien toda la liga para que pueda solicitar el documento, sino no los pedirá

Cuando el cliente abra la liga, le aparecerá de la siguiente manera:

A diferencia de cuando se envía la liga sin documentos, como en los pasos anteriores, te aparecerá el botón azul Enviar Información e ir a Subir Documentos, de esta manera al dar clic llevará al cliente a la siguiente pantalla para que cargue sus documentos.

Le muestra el siguiente mensaje y al dar clic en Continuar, le pedirá ingresar los documentos solicitados.

De esta manera puedes enviar la liga por WhatsApp, correo, agregarla en Redes Sociales o incluso crear un Código QR e imprimirlo como imagen para que lo tengas en la oficina.

Pasos para crear un código QR con la Liga Portal de Clientes

Puedes encontrar varias paginas en internet para crear un código QR con la Liga del Portal de Clientes, solo debes ingresar a Google, Seleccionar URL, pegar la liga y ¡Listo!

NOTA: Dependiendo de la página te dejará descargar el código QR o te pedirá que te registres para que lo puedas descargar.

Para poder llevar un control general de tus procesos, Nuvigant maneja lo que llamamos Proyectos (o expedientes). Estos representan cada uno de los servicios que le das a tus clientes. Una vez que se ha hecho el presupuesto,

Generar proyectos, a partir de un presupuesto y también generarlos sin haber presupuesto anterior

Como sabemos de la primera capacitación, es posible generar presupuestos de una manera muy rápida utilizando la herramienta de presupuestos rápidos. Ahora veremos, cómo podemos abrir y darle seguimiento a un proyecto cuando el cliente decide trabajar con nosotros.

Para generar los proyectos tenemos dos maneras de hacerlo, el resultado final es lo mismo.

• A partir de presupuestos rápidos: cuando un cliente primero vino a solicitar información y después de un tiempo decide que sí va a realizar el proyecto con nosotros, se procede a generar una operación a partir del presupuesto rápido. Esto es muy útil, ya que si le generaste el presupuesto, el sistema jalará estos datos a tu expediente, evitando volver a capturar esta información. Puedes conocer como se hace en la guía: ¿Cómo generar expedientes a partir de un presupuesto?

• Directamente sin abrir un presupuesto rápido: en casos que no sea necesario generar un presupuesto provisional (rápido), ya que es seguro que el proyecto se va a llevar acabo. Para aprender paso a paso como hacerlo, por favor ingresa a la guía:

¿CÓMO CREAR UN PROYECTO O UN EXPEDIENTE?

Manejo de Datos de Clientes

Como dar de alta personas, darlas de alta directamente, o desde un expediente y como ligarlas al proyecto

La creación de un cliente es muy sencillo y muy importante ya que esta información nos sirve para llenar una serie de documentos y nos permite tener toda la información de nuestros clientes en un solo lugar.

Existen dos maneras de crear un cliente, desde el apartado Contactos – Personas o Empresas y desde los formularios de registro, cada vez que abras un formulario de registro ya sea de proyectos, facturación, ingresos, retenciones, etc.

■ Quieres conocer como crear un cliente (personas/empresas) desde Contactos, por favor sigue la siguiente guía: PERSONAS Y EMPRESAS

■ Para registrar un cliente dentro de las pantallas de registro, en este caso Registro de Proyectos por favor ingresa a la siguiente guía: CREAR CLIENTE DESDE REGISTRAR PROYECTO

¿Cómo se ligan los proyectos al cliente?

Mientras vamos creando proyectos, llega un momento en el que queremos saber ¿Qué proyectos tenemos asignados a un cliente?, para conocer donde ingresar por favor sigue el siguiente enlace: Proyectos del Cliente

También podemos asignarle los participantes en el proyecto, si quieres conocer como hacerlo, sigue el siguiente enlace.

Dar seguimiento a los expedientes

Los proyectos que damos de alta se organizan por actividades que tenemos que ir marcando como realizado, debemos estar pendientes por las fechas límites de realizar cada una; para esto tenemos las notificaciones que son una ayuda que te serviría de mucho para que no se te pase esa fecha límite, te explicamos paso a paso cómo se da seguimiento a tus actividades o etapas

Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento

Para dar un buen seguimiento a las actividades que se agregan en el proyecto, tenemos que configurarlas previamente. Al hacerlo, emitirán automáticamente alertas al usuario o a los participantes del proyecto. Con esto, no solo estará informado el cliente, sino también los usuarios, ya que pueden saber cuándo se va a vencer la actividad y realizarlas a tiempo. Para conocer cómo hacerlo, por favor, sigue la guía: Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento

Carga de Documentos en el Proyecto

Cómo cargar documentos (tanto al expediente como a las etapas mismas). Como solicitar documento a cliente por medio de correo

En ciertas ocasiones necesitamos cargar documentos a nuestros proyectos, hay dos formas de cargarlos:

• 1. En Documentos dentro del expediente
• 2. Es dentro de las etapas o actividades

Para aprender hacerlo por favor da clic en la guía: Cargar documentos a la plataforma

El sistema permite arrastrar documentos para que los cargues de una manera muy sencilla y rápida. Inténtalo y en la liga del parrafo anterior encontrarás varios ejemplos de esto.

Paso 1: Dar clic en Crear Registro

Paso 2: Ingresar información

Paso 3: Llenar información en Dirección (Botón de ubicación)

Paso 4: Dar clic en Guardar (Botón de Disquete)

Paso 5: Si quieres probar nuestra nueva función para traer información desde el SAT, dale clic en Jalar Información del SAT usando el RFC, si deseas aprender como hacerlo, sigue el enlace.

Nota: No es necesario ingresar al Menú – Contactos – Personas para registrar un Cliente, pero si deseas saberlo puedes ingresar al siguiente enlace.