Los presupuestos dentro del sistema son una herramienta que te permite generar presupuestos para tus clientes de manera rápida y fácil de todos los servicios que realizas en tu oficina.  Esto incluye los honorarios que puedas cobrar, así como cualquier otro gasto, impuesto o derecho que necesites cobrar para brindar tus servicios.

Beneficios:

• Sirven para estandarizar cómo los presupuestos en tu negocio, los montos que se cobran y el formato que se imprime.
• Reduce el tiempo necesario para entregarle un presupuesto al cliente.
• El presupuesto se queda guardado en un lugar centralizado al que cualquier miembro del equipo puede acceder en un futuro.
• El sistema guarda una bitácora de todos los cambios que se van haciendo. Se guardan tanto los montos que se cambian, la fecha que fueron cambiados y quién los cambió.

Existen dos tipos de presupuestos, presupuestos rápidos y presupuestos dentro de un proyecto, las diferencias son:

1. Presupuesto rápido: alguien está solicitando información y no sabemos si va  a trabajar con nosotros o no, así que solo se genera sin crearle proyecto.
2. Presupuesto dentro de proyecto (Proyectos): cuando ya sabemos que se va  llevar acabo la proyecto.

Los presupuestos son totalmente configurables:

1. El calculo de los conceptos de presupuestos lo puede definir el usuario.
2. En el formato de impresión se puede añadir información adicional (como bancos, logo, leyendas en la parte inferior), Ponte en contacto con nosotros para hacer las modificaciones.

Preguntas Frecuentes

Aprende a hacer un presupuesto rápido sin abrir un proyecto con el siguiente enlace

¿CÓMO INGRESAR A PRESUPUESTOS RÁPIDOS?

Conoce dónde ingresar para hacer un presupuesto dentro de un proyecto:

¿DÓNDE INGRESAR PARA HACER UN PRESUPUESTO DENTRO DE UN PROYECTO?

Para conocer ¿Cómo hacer un presupuesto dentro o fuera de una proyecto?, siga el enlace:

PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO

Imprimir presupuesto en otra moneda:

IMPRIMIR PRESUPUESTO EN USD DÓLARES

¿Quieres saber cómo puedes configurar los conceptos de presupuestos?, sigue el enlace:

¿CÓMO MODIFICO LOS CONCEPTOS DEL PRESUPUESTO?

Asignar e imprimir presupuestos por participante

PAGO DE CONCEPTOS POR PARTICIPANTE

¿Qué son los tipos de conceptos?

Un tipo de concepto es la categoría del concepto de presupuesto, éste es el que va aparecer en el presupuesto separando y organizando los conceptos de presupuesto. por favor sigue esta guía para configurarlo.

¿CÓMO SE CONFIGURA UN TIPO DE CONCEPTO?

¿Para qué se usa un presupuesto rápido?

Se realiza un presupuesto rápido cuando un cliente esta buscando una cotización, y aún no estamos seguros si va a realizar la operación con nosotros. Esto es para evitar abrir un expediente dentro del sistema que quede “volando” en caso de que la operación no se concrete.

Pasos para ingresar un presupuesto rápido:

Paso 1. Dar clic en el menú (las 3 rayitas).

Paso 2. Dar clic en Presupuestos Rápidos.

Paso 3. Dar clic en el botón azul “+”

Paso 4. Llenar los datos para registrar presupuesto. Los datos que aparecen aquí dependen de tu configuración pero los básicos son:

• Nombre Cliente

• Tipo de Acto: en este apartado puedes seleccionar varios actos al mismo tiempo. Es importante que des clic en el acto y que quede marcado como gris. Si solo escribes el nombre NO está seleccionado aún.

• Responsable: (se asigna automáticamente el usuario que inició sesión)

Después de esto, habrás creado tu presupuesto rápido. Te invitamos a continuar al siguiente artículo donde aprenderás asignar montos y modificar el presupuesto para poder entregar al cliente. (clic aquí para ir al artículo)

¿Se pueden crear expedientes a partir de un presupuesto rápido?

Sí, a partir que el cliente decida seguir adelante con la operación, se puede crear el expediente.

Para generar expediente o proyecto, dar clic en el botón azul: “Generar operación a partir de este presupuesto” 

Paso 1. Dar clic en Menú (3 Rayitas)

Paso2. Dar clic en Proyectos

Paso 3. Dar clic en el botón azul (+) para agregar un nuevo proyecto

Paso 4. Registrar cliente, tipo de acto y dar clic en el botón azul de disquete para guardar.

Adicional el Responsable se asigna automáticamente al usuario que inicio sesión.

Promotor, Empresa – Intermediario Financiero son campos opcionales, qué Promotor no referenció el trabajo y qué Empresa-Intermediario Financiero estará involucrados también en la operación, ejemplo si se trabaja en esta operación con alguna entidad financiera.

Paso 5. Una vez creada la operación, dar clic en el botón de presupuestos, reflejando en el lado izquierdo los datos generales de la operación. Aquí podrás realizar el presupuesto.

Nota: Aprende a hacer un presupuesto rápido con el siguiente enlace.

El sistema permite calcular el presupuesto de acuerdo a la configuración que se hizo previamente en conceptos de presupuestos (clic aquí para ver cómo configurar).

Paso 1. En este ejemplo de compraventa, llenaremos:

-Valor de la operación (es el valor de la propiedad)

-Se ingresa concepto de presupuesto (solo saldrá si ya están previamente creados), dependiendo debajo de qué categoría fueron creados, se mostrará dentro de esa etiqueta. Ej. el concepto de presupuesto (Avalúo) se registró dentro de la categoría (A cargo de comprador) por esa razón aparece dentro de esa etiqueta.

Paso 2. Para añadir un concepto de presupuesto, solo se escribe las iniciales en el cuadro de texto, al seleccionarlo ya lo agrega al presupuesto.

Paso 3. Se da clic en guardar información y calcular presupuesto.

Se puede guardar también en el botón de disquete y para imprimir es en el botón de la impresora.

Paso 4. El presupuesto “impreso” se abrirá en una nueva pestaña.

Paso 1. Dar clic en el botón azul “Generar operación a partir de este presupuesto”

Paso 2. Llenar los datos:

◼️ Cliente: En el presupuesto no era necesario tenerlo registrado, pero al crear un proyecto, si se debe seleccionar un cliente, en caso de que exista, en caso contrario se deberá crear siguiendo los pasos de este enlace, estar seleccionado de color gris, como se ve en la imagen.

◼️ Responsable: selecciona el usuario que ingresó al sistema.

◼️ Empresa: por lo general se selecciona una opción pero hay casos donde te da a elegir varias.

Paso 3. Dar clic en en botón Guardar

Nota: Cuando se hace un expediente o presupuesto, ya te solicitará registrar al cliente; puedes hacerlo directamente desde esta pantalla (puedes revisar como hacerlo en el siguiente enlace) o desde el apartado Clientes.

Luego de esto, te mostrará la siguiente pantalla con los datos precargados.

Paso1. Ingresar al Menu (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Presupuesto

Paso 4. Dar clic en Tipos de Conceptos

Paso 5. Dar clic en el botón azul del “+” para crear uno nuevo

Paso 6. Se ingresa el nombre del tipo de concepto

Paso 7. Se da clic en guardar

¿Dónde se asigna el tipo de concepto a concepto presupuesto?

Paso 8. Dar clic en Presupuesto

Paso 9. Dar clic Concepto Presupuesto

Paso 10. Se puede observar la pestaña que dice “tipo” es donde esta asignado

Existen dos maneras de asignarlo, al crear un concepto presupuesto y al editarlo. Para crear uno nuevo le damos clic al botón azul “+” de la imagen anterior.

Paso 11. Se escoge el concepto en: Tipo de concepto

Para saber mas información de como crear un concepto de presupuesto por favor seguir el siguiente enlace.

Para editarlo se realiza de la siguiente manera:

Paso 12. Dar clic en editar “el lápiz azul”

Paso 13. Escoger “impuestos municipales”

Paso 14. Dar clic en Guardar “el botón azul de disquete”

¿Cómo se verá en mi presupuesto?

Al agregar el concepto al presupuesto se pondrá debajo del tipo de concepto como se visualiza en la imagen de abajo

Al imprimir también aparecerá el tipo de concepto

De esta manera el presupuesto se presenta de una forma mas organizada.

Para ir al apartado de los conceptos del presupuesto:

Paso 1. Dar clic en el Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Seleccionas Presupuesto

Paso 4. seguido de Concepto Presupuesto

Das clic en el botón azul (+) para registrar un concepto, llenas los datos:

• ■ Nombre: el nombre que le daremos al concepto de presupuesto.

• ■ ¿Cómo se factura?: Como Honorarios (se le agregará el IVA), como Gastos de Terceros (en caso de desear reflejar en el CFDI estos gastos), ó como Impuestos no se calculará IVA. En la gran mayoría de los casos, esto no lo usarás, pero en caso de querer usar el nodo de gastos a cuenta de terceros, esto será una configuración necesaria.

• ■ Tipo de Concepto: es la categoría donde se asignará el concepto presupuesto.

Paso 5. Dar clic en el botón de disquete azul Guardar.

Al hacer eso llegarás al apartado de configuración del concepto. Te darás cuenta que del lado derecho aparece una tabla. Esta tabla contiene las diferentes maneras de calcular el concepto. Podrás capturar diferentes maneras de calcularlo de acuerdo a los diferentes municipios con cuales trabajes. A la hora de hacer un presupuesto, notarás que puedes escoger al municipio a cual pertenece y el sistema calculará de acuerdo a ese municipio. Puedes de igual manera dejar vacío el campo de municipio. Es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Si capturas un método de cálculo sin ciudad, se usará por default a la hora de hacer el cálculo a menos que haya una forma de cálculo adicional especificado para una ciudad y que esa ciudad sea seleccionada a la hora de hacer el presupuesto.
• Si capturas un cálculo y se lo asignas a una ciudad, y solo capturas ese método de cálculo, ese cálculo se usará por default en todas las ciudades.
• Si no capturas ningun método de cálculo, se quedará en 0 siempre a la hora de calcular.

A continuación veremos las diferentes maneras de configurar los cálculos. Se deberá escoger que tipo de cálculo realizará este concepto, al ser uno nuevo te lo mostrará vacío pero si estas editando uno, te lo mostrará como la siguiente imagen. Existen cuatro formas distintas de calcular un concepto:

■ No realizar cálculo

La primera opción se selecciona cuando simplemente se desea agregar el monto en forma manual en el presupuesto directamente.

■ Porcentaje o Multiplicación
Para añadir un concepto con esta configuración se selecciona la segunda opción (siguiente imagen), en esta división aparece para elegir que se va a multiplicar (UMA, cuántas veces el valor de la UMA ó el valor de operación por el valor capturado), y si se desea agregar una cantidad adicional después de la multiplicación.

Como adicionales están los campos:

• Monto Mínimo
  Este sirve para que se pueda poner una cantidad mínima. En caso de que el resultado de la multiplicación sea más pequeño aparezca el monto mínimo.
• Monto Máximo
  Es lo contrario al monto mínimo, si el resultado de la multiplicación es muy alto, aparece la cantidad que se agregue en monto máximo.

Un ejemplo de un concepto de esta estructura puede ser la traslación de dominio. Por ejemplo, si se quiere multiplicar por el 2% se pone el valor a multiplicar de la siguiente manera:

Y en el presupuesto según sea la cantidad que se coloque en el valor de operación es por la que se realizará la multiplicación.

■ Monto Fijo
Como su nombre lo menciona, este monto definido aparecerá siempre en el concepto.

Un ejemplo puede ser los Certificados de Registro Público, como se muestra en la imagen superior, aparece del lado derecho una sección donde se elige que es Monto Fijo y a continuación aparece el campo para ingresar la cantidad, de esa manera en el presupuesto automáticamente aparecerá la cantidad que se ingresó:

También existe la opción de Puede ser incrementado, si se selecciona se puede incrementar este mismo monto las veces que sean necesario. Ya dentro del presupuesto se muestra de la siguiente manera:

■ Arancel

Como el nombre lo menciona, esta forma se utiliza cuando el valor se obtiene mediante un arancel o tabla. Dentro del concepto se selecciona esta opción y el sistema muestra una tabla en la cual se pueden añadir los diferentes rangos.

Para agregar uno basta con dar clic en el símbolo de más (señalado en la imagen anterior) y a continuación aparecerá una ventana para completar los datos básicos como lo son el monto base, los limites inferior y superior así como el %-excedente del rango:

Por otro lado, hay un apartado para información extra que se muestra al dar clic en la otra pestaña:

• Monto adicional a añadir: Después del cálculo efectuado
• Monto adicional a añadir DESPUES del cálculo
• Tope mínimo de cobro del concepto (en caso de existir)
• Tope máximo de cobro del concepto (en caso de existir).
• Multiplicar después de calcular, en caso de que exista algún otro factor por el que hay que multiplicar el resultado.

Un ejemplo de estos conceptos pueden ser los honorarios, donde teniendo el arancel agregado, al momento de realizar el cálculo del presupuesto se busca dentro de que rango se encuentra el valor de operación y se coloca el monto base. Si bien se tienen agregados alguno de los datos extra se suman a dicho monto.

De esta manera aparece el monto en el presupuesto, con la libertad de seleccionar el porcentaje del IVA, si se quiere otorgar algún descuento o bien si se desean aplicar las retenciones.

Los conceptos de presupuesto se asignan a los tipos de conceptos, para saber como configurar por favor seguir el siguiente enlace.

Independientemente del concepto, una vez que se realicen los cambios hay que dar clic en el botón que aparece en la parte de inferior derecha.

Por último, les compartimos el video donde también pueden ver lo que se acaba de explicar anteriormente.

Registrar un Tipo de Acto

Para crear un nuevo Tipo de Acto o Servicio, realizaremos los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes (Nota: Si no le aparece este apartado, es por falta de permisos)

Paso 3. Dar clic en Tipo de Actos

Paso 4. Dar clic en Tipo de Actos

Paso 5. Dar clic en el botón azul de (+) para registrar un nuevo Tipo de Acto

Paso 6. Escribir el nombre del Acto

Paso 7. Seleccionar la Categoría del Acto o Servicio (para conocer como configurarlo por favor haz clic en el siguiente enlace)

Paso 8. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Asignar Actividades a un Tipo de Acto

Para realizar esto, debes haber previamente registrado las actividades, si quieres conocer como hacerlo, por favor sigue el enlace.

Puedes configurar las actividades en un tipo de acto o en las categorías de actos. Supongamos que configuras las activades en una categoría y creas un tipo de acto ligado a esta categoría. Al momento de generar una operación el sistema buscará primero si tienes actividades ligadas al tipo de acto, si no buscará las actvidades ligadas a la categoría.

Para conocer como se asigna una actividad a un tipo de acto, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en el botón amarillo de (+) y dar clic en registrar actividad

Paso 2. Seleccionar la actividad

Paso 3. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 4. Les aparecerá agregada la actividad de esta manera.

Nota: Por lo general se asigna las actividades al momento de configurar las Categorías de Actos, esto hace que todas los tipos de actos bajo esa categoría, tengan asignado las actividades que agregaste.

Añadir Conceptos de Presupuestos a un Tipo de Acto

Para realizar lo que veremos a continuación, debes haber previamente registrado los conceptos de presupuestos, si quieres conocer como hacerlo, por favor sigue el enlace. La asignación de conceptos de presupuestos se configura en un tipo de acto para que, al abrir un proyecto y seleccionar dicho tipo de acto, al crear un presupuesto, se traigan automáticamente los conceptos de presupuestos previamente configurados.

Para conocer como se asigna un concepto de presupuesto a un tipo de acto, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en el ícono de ($)

Paso 2. Dar clic en el botón de (+) para asignar un concepto de presupuesto

Paso 3. Selecciona el concepto de presupuesto que desees agregar

Paso 4. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 5. Les aparecerá agregado el concepto de presupuesto de esta manera.

La categoría de actos sirve para agrupar los tipos de actos, de esta manera se puede realizar configuraciones masivamente a un grupo de tipos de actos. Para conocer como crear una categoría de actos, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes (Nota: Si no le aparece este apartado, es por falta de permisos)

Paso 3. Dar clic en Tipo de Actos

Paso 4. Dar clic en Categoría de Actos

Paso 5. Dar clic en el botón azul de (+) para registrar una nueva Categoría de Actos

Paso 6. Escribir el nombre de la Categoría de Actos

Paso 7. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Asignar Actividades a una Categoría de Actos

Para realizar esto, debes haber previamente registrado las actividades, si quieres conocer como hacerlo, por favor sigue el enlace. Se puede configura la asignación de actividades a nivel categorías de actos o a nivel tipo de acto. La ventaja de esto es que puedes evitar tiempo de configuración, ya que puedes únicamente configurar el seguimiento de la categoría de servicio para que al momento de abrir un proyecto con un tipo de acto relacionado a esa categoría, jale directamente lo que configuraste en la categoría aunque no hayas configurado el tipo de acto.

Para conocer como se asigna una actividad a una categoría de acto, por favor sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Dar clic en el botón amarillo de (+) y dar clic en registrar actividad

Paso 2. Seleccionar la actividad

Paso 3. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Paso 4. Les aparecerá agregada la actividad de esta manera.

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Datos Compañía

Paso 4. Llenar los datos

Paso 5. Dar clic en el botón azul de disquete, para guardar

Te mostramos algunos ejemplos de como te aparecerá en tus documentos:

Presupuesto

Recibo