Los pasos son los siguientes:

Paso 1. Dar clic en el menú (las 3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en “Proyectos”

Paso 3. Dar clic en el botón azul “+”

Paso 4. Llenar la información

◼️ Se ingresa el cliente (puede estar previamente guardado o registrarlo en ese momento)

◼️ Tipo de acto

◼️ El responsable ya viene asignado al usuario que inició sesión

◼️ Al llenar todos los datos se puede dar clic en el botón azul “Guardar”

(Es posible que tengas que llenar más datos dependiendo de la configuración de tu sistema, el mismo sistema te avisará si es necesario)

Se abre la página del proyecto, aquí podemos encontrar la información que podemos ir agregando y como va sucediendo.

Del lado izquierdo se pueden ingresar varios datos diferentes dependiendo del tipo de negocio que manejes apareceran diferentes apartados. También tienes un apartado para cargar documentos específicamente a esa operación.

En el botón amarillo “+” se puede agregar nota y hacer ingresos.

Por default se va a mostrar 1 pestaña de tipo de actividades pero se puede configurar para que tengas varias pregrabadas con sus favoritos y en el orden deseado, las actividades se pueden mover de orden y al dar clic en finalizar hay un tiempo estimado en el que se le enviara una notificación para comunicarnos que esta por vencer la siguiente actividad.

De lado derecho encontramos la línea del tiempo de lo que vayamos realizando en el proyecto. En esta línea del tiempo:

• A la izquierda encontramos los pasos que aún no se han hecho de este proyecto
• A la derecha encontramos todo lo que ya se haya hecho. Cuando vayas terminando los pasos de la izquierda se moveran al apartado de la derecha y tendrán una fecha de concluido. También verás que aparecerán diferentes eventos que hayan sucedido en ese proyecto, como lo son pagos que haya hecho el cliente, facturas, pagos que haya hecho la notaría, o incluso notas que hayan dejado dentro del proyecto.

Puedes agregar mas información en la sección: Información Notarial, al dar clic se desplegará de esta manera y puedes llenar los siguientes datos:

Folios Usados, Rango de Folios, #Volumen, Tomo, #Escritura, Fecha Escritura/Plantado, Fecha Firma, #IMSS, Crédito Infonavit, Datos de registro, también se pueden marcar las casillas: Lleva complemento de notario, Requiere aviso y Aviso Realizado.

Tenemos los botones en el centro superior del apartado de proyectos, correspondientes a:

1. Línea de Tiempo
2. Presupuesto
3. Tablas relacionadas
4. Prevención de lavado de dinero
5. Impresión de documentos
6. Automatización de documentos

La pestaña de línea de tiempo es la “imagen 4”, la primera en aparecer cuando carga el proyecto.

En la pestaña de presupuesto se puede crearlo, para saber como crear un presupuesto puedes seguir el siguiente enlace.

En tablas relacionadas se puede ingresar:

• Comentarios: Se ingresan los comentarios en el proyecto, no lo ve el cliente, solo son comentarios que uno desee agregar.
• Estos comentarios igual se pueden ingresar desde la línea del tiempo, dando clic en el botón de “+” amarillo

• Participantes: En esta pestana se puede agregar los participantes del proyecto. Para ver mas información acerca de esta opción, siga el enlace.

• Inmueble: Aquí se llena una amplia información del inmueble para luego esos datos se carguen en el archivo del Declaranot.

• Ingresos: aquí se ingresan los recibos.

• Egresos: aquí se pueden ver los cheques pero no se realizan dentro de la operación, para saber como realizar un cheque por favor seguir el siguiente enlace.

• Facturas: se ingresa las facturas, puede ver mas información en el siguiente enlace.

• Calculo ISR: Con esta opción se puede utilizar además la información completada anteriormente en la sección de participantes, ya que el cálculo se abre en una nueva ventana con la información de los enajenantes ya capturada.

• Liquidaciones de la operación

• En prevención de lavado de dinero pueden abrir el declaranot

Atajo para Registrar un Proyecto

Tenemos atajos para ingresar directamente a registrar un proyecto, por favor sigue los pasos para conocer como hacerlo:

Paso 1. Ingresas al botón de (+) que se encuentra en la esquina superior derecha dentro de la aplicación de Nuvigant.

Paso 2. Das clic en Registrar Proyecto

Para dar de alta un nuevo proyecto es necesario ingresar al Menú y dar clic en Proyectos.

Desde aquí debes de dar clic en el círculo de color azul con el icono de más señalado con la flecha roja en la siguiente imagen. 

Se desplegará una ventana con campos a llenar, en el cual deberás completar la información de la misma para finalmente dar clic en el botón azul de Guardar. A continuación, se cargará otra pantalla con el expediente.

Una vez que seleccionas el Servicio se agregará el campo de Estatus

Si das clic en el botón, sin haber llenado los campos necesarios se desplegará un mensaje de error y no podrás avanzar hasta que los llenes.

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Proyectos

Paso 3. Dar clic en el nombre del proyecto

Paso 4. Dar clic en el botecito rojo, para cancelar el proyecto

Paso 5. Se llenan los campos mostrados, en este caso llenar el campo comentario, culpable y motivo de cancelación.

Paso 6. Dar clic en el botón Guardar

Al seleccionar culpable y motivo de cancelación, se desplegarán las siguientes opciones.

Te aparecerá un mensaje de que se borró existosamente y luego te lo mostrará con una franja de color rojo, que el proyecto se encuentra cancelado.

¿Qué son las etapas o actividades? y ¿Para qué nos sirve dar seguimiento a nuestras actividades?

Son acciones que vamos a realizar en un orden predeterminado y nos sirven para saber en que estado se encuentra nuestro proyecto, al darles seguimiento sabemos: si recién se empezó el proyecto, si ya se han realizado varias de las actividades necesarias para avanzar o incluso saber si ya se ha concluido el proyecto.

Del lado izquierdo tenemos las actividades a realizar y del lado derecho las actividades realizadas; Para marcarlas como realizadas, es tan sencillo, como dar doble clic sobre la actividad.

Nota: En cada etapa finalizada se puede arrastrar documentos para cargarlos directo a la etapa (da clic aquí para ver cómo).

Las actividades a realizar que aparecen en el proyecto, dependen si se configuraron previamente en el Tipo de Acto o Tipo de Servicio, para saber como se configura por favor sigue el siguiente enlace. Si deseas agregar actividades sólo al proyecto en el que estas trabajando también puedes hacerlo, sigue el enlace para conocer como.

Dar seguimiento a las actividades

Para dar seguimiento a nuestras actividades, haremos lo siguiente:

Paso 1. Dar clic en los 3 puntitos para ver las opciones

Paso 2. Dar clic en Ver (vamos a ver las actividades Integrar Expediente y Elaborar Proyecto antes de marcarlas como realizado)

Nota: Tenemos dos opciones mas: Se puede Marcar como realizado y borrar actividad al momento de desplegar las opciones.

Paso 3. Revisamos la fecha límite de Integrar Expediente y vemos que Elaborar Proyecto no tiene fecha límite asignada aún, esto sucede porque esta configurado que al finalizar la actividad Integrar Expediente, le asignará una fecha limite a la siguiente actividad Elaborar Proyecto, para así darle el seguimiento necesario; gracias a esto, el sistema enviará notificaciones o avisos cuando la actividad esté por llegar a su fecha límite.

Paso 4. Damos doble clic sobre la actividad, como lo mencionamos anteriormente, para marcar como realizado.

Paso 5. Aparecerá en nuestro Timeline de color verde, se encuentra realizado a tiempo.

Paso 6. Luego de marcar como realizado la actividad anterior, Elaborar Proyecto, que es la siguiente, se le asignará una fecha límite; ésta fecha límite se puede preconfigurar o modificarlo manualmente.

¿Cómo se preconfigura la fecha límite?

Puedes revisar nuestro artículo de configuración de Actividades en el siguiente enlace.

Para configurarlo manualmente solo debes modificar la fecha (el recuadro rojo en la imagen que vemos a continuación).

Paso 7. Tenemos las notificaciones que es el botón en forma de campana, aquí te aparecerán las notificaciones cuando éstas vayan a cumplir la fecha límite, al dar clic te mostrará el listado de notificaciones pendientes.

Nota: En el caso que se de como realizado una actividad luego de la fecha límite, la marcará de un color rojo; si quieres saber como configurar el estado de las actividades por favor sigue el siguiente enlace.

Dentro de Ajustes tenemos la sección de Seguimiento donde se pueden configurar las actividades de una manera más detallada.

Actividades

En esta sección se te muestra una tabla con todos las actividades existentes, se puede agregar, editar o eliminar un registro, el cual se refleja en la lista de actividades que se presenta en los proyectos. Para agregar una nueva basta con dar clic en el icono azul de agregar (parte superior de la tabla) y se abrirá una ventana como la siguiente:

Únicamente tienes que agregar el nombre de la actividad y la duración de la misma, esto último se refiere a los días que se tienen para realizar dicha actividad (lo conocemos como fecha límite). A continuación damos clic en el botón de Guardar y se cargará una nueva pantalla, del lado izquierdo aparece la información que se capturó anteriormente y del lado derecho se muestra una tabla donde si gustas puedes añadir notificaciones (flecha azul) a esa actividad en específico.

Al dar clic en añadir se te pedirá un título, el mensaje que se quiere mandar, cuanto tiempo después de que se realizó la actividad quieres que se mande la notificación y a que usuario(s) se le(s) va a notificar.

Estatus de Actividades

Por otro lado en Estatus de Actividades se pueden determinar diferentes estatus en los cuales puedes posicionar las distintas actividades que tienes dentro de los proyectos. Para agregar una nueva basta con dar clic en el icono azul de agregar (parte superior de la tabla) y se abrirá una ventana como la siguiente:

Se agrega el nombre del estatus y el color con el cual se quiere identificar. Por otro lado se muestra la opción de señalar si el estatus indica que la actividad esta terminada, de ser así da clic en la casilla (que quede de color amarillo) y se desplegarán otras dos opciones que se pueden seleccionar, la primera indica si la actividad se terminó de manera tardía mientras que la segunda señala si la actividad se terminó a tiempo.

Puedes agregar todos los registros que tu gustes para después en las actividades asignar el estatus que necesites.

Una vez realizada la configuración, dentro del proyecto ya podemos visualizar lo que son los estatus, da clic en los tres puntos que aparecen del lado derecho de la actividad seguido de Ver y en la sección de estatus seleccionas uno:

En esta lista solo te aparecerán los que NO tengan seleccionada la opción de Indica que actividad esta terminada

Con ello en la línea del tiempo se mostrarán las actividades con los colores del estatus que hayamos seleccionado:

Mientras que en el Kanban las actividades aparecerán en el estatus asignado y si necesitas cambiarlas únicamente tienes que dar clic en ellas y arrastrarlas al estatus deseado.

Paso 1. Ir a cualquier tabla con información

Paso 2. Seleccionar qué columnas vamos a descargar.

En la tabla de información que estés, tú puedes seleccionar qué campos quieres exportar por medio de vistas. Las columnas que tengas en tu vista serán las que se descarguen a Excel (clic aquí para aprender cómo funcionan las vistas):

Ya tenemos listas las columnas que deseas descargar, puedes escoger la cantidad de registros a descagar.

Paso 3. Seleccionamos 500 registros, para visualizar el reporte

Podemos descargar la información en PDF o en format .csv (Excel), en este ejemplo lo realizaremos en Excel

Paso 4. Dar clic en el botón de Excel, para exportar el documento con los 500 registros.

Se descargará el documento.

Abrimos el documento para visualizar los datos.

Paso 5. Para descargar otro grupo de registros, le damos clic a la flecha y se buscarán los siguientes 500 resultados.

Nos muestra 500 registros, a partir del 501 en adelante.

Paso 4. Le damos clic, nuevamente, en el botón de Excel

La información se descarga en formato .csv el cual Excel puede leer sin ningún problema.

Un ejemplo de esto, sería añadir una etapa a realizar como “Hablar con el Lic. Ramirez para que libere el trámite”. En este caso, hablar con el Lic. Ramirez puede ser algo que solo ocurrirá en esta operación, por lo que no es necesario añadirlo a configuración y puede ser puesto como una actividad rápida

Actividades Rápidas

Para agregar una actividad rápida, lo puedes hacer desde el botón de Actividad Rápida que se encuentra en la parte de arriba de las Actividades a realizar (flecha roja). Al dar clic en éste, se mostrará una casilla donde puedes insertar el nombre de una actividad que tu quieras (no tiene que estar en la lista de actividades).

Con dar Enter en el teclado la actividad se agregará o bien lo puedes hacer dando clic en el botón con el icono de más (flecha azul). Una vez que ya no vayas a utilizar esta sección puedes ocultarla dando clic en la tacha (flecha dorada). Cabe destacar que esta opción es para insertar de manera rápida como su nombre lo dice, y nos sirve para dar de alta actividades que se tienen que realizar específicamente en esa operación, por ejemplo “Llamar a Lic. Pérez para recordar nuestra reunión”.

En cada operación hay un espacio donde se puede agregar a todos los participantes que se desee, para acceder a esa sección damos clic en el cuarto icono del menu superior, seguido de la opción Participantes que se despliega debajo.

Para agregar un nuevo participante únicamente basta con dar clic en el icono de Añadir (flecha morada) y completar los datos de la ventana que se despliega a continuación, como lo son cliente (Selección de clientes), el porcentaje y el tipo de participación y dar clic en el botón de Guardar.

Para editar o borrar simplemente es dar clic en los botones editar (flecha verde) o borrar uno ya existente (flecha azul).

Aquí te explicamos los pasos que debes de seguir DESPUÉS DE HABER CONFIGURADO ESTE APARTADO.

Paso 1. Entrar al proyecto y asegurarse que el tipo de acto con los tipos de participación se encuentre seleccionado.

Paso 2. Seleccionar el icono de Tablas relacionadas.

Paso 3. Dar clic en Participantes.

Paso 4. Seleccionar el tipo de participante que crearemos.

Paso 5. Crearemos el cliente, solo aparecerán los campos a capturar que seleccionamos anteriormente.

Paso 6. Designar el porcentaje de participación.

Paso 7. Dar clic en el botón azul del disquete para Guardar.

Dentro de los proyectos puedes llevar el registro de los folios y escrituras que se generaron, eso lo puedes encontrar debajo de Información de Proyecto, en Control de Folios y escritura. En este artículo te vamos a mostrar los pasos de como hacer el registro de los mismos.

Paso 1. Dentro de un proyecto que tengan creado vamos a dar clic en Ir a Control de Folios y Escritura

SI ESTE APARTADO NO TE APARECE ES QUE NO TIENES ACTIVADA ESTA OPCIÓN Y ESTAS USANDO EL CONTROL DE FOLIOS SIMPLE. PONTE EN CONTACTO CON NOSOTROS PARA QUE TE LO ACTIVEMOS>

Paso 2. Seleccionar la acción que se realizará, en este caso vamos a dar clic en Usados Correctamente, pero existen tres opciones diferentes.

• Usados correctamente: cuando se asignaron esos folios a la escritura y la escritura sí pasó (puedes marcarla inicialmente como esto y luego marcar que no pasó más adelante si llega a haber un problema con el instrumento)
• Inutilzar folios: esto sirve para indicarle al sistema que esos folios no se usaron. Puede servir cuando necesitas cerrar un libro (que ya no te alcanzan los folios para abrir una escritura nueva en ese libro) o cuando hay algún problema con tus folios físicos y ya no puedes usarlos.
• Inutilizar folios y número de escritura: esta opción es cuando generas correctamente el documento y le pones todos los folios bien, pero por alguna razón, terimina por no utilizarse el instrumento.

Paso 3. Ingresamos la cantidad de folios que se usaran

Paso 4. Dar clic en Registrar Escritura

Paso 5. Veremos que se agrego una columna en el listado, en este caso se usaron 7 folios, cuenta desde el Folio # 6 al 12

Nota: ES NECESARIO QUE SE CONFIGURE TU FOLIADO ANTES DE QUE EMPIECES PONTE EN CONTACTO CON NOSOTROS PARA HACER ESTO: Un ejemplo de configuración sería que tienes 200 folios en cada libro (o tomo); También es necesario configurar qué sucede si se van a acabar los folios en un libro. Si ya tienes 185 folios usados y nos quedan 15 folios en el libro 1 pero necesitamos usar 17 para la siguiente escritura, una posible configuración sería que se le informe al sistema que esos 35 folios que quedan en el libro 1, se van a Inutilizar. Por esta razón es que en este ejemplo, empieza nuevamente Folio 1al 5 del Libro 2, aquí vuelves a tener 200 folios activos del libro 2. La imagen a continuación te muestra el botón que debes elegir al momento de Inutilizar folios.

Otro ejemplo que te mostramos en la imagen continuación: Para pasar el libro 3, tenemos que inutilizar 186 folios.

La imagen les muestra que empezará desde el Folio 1, tienes una cantidad de 200 folios habilitados en el libro 3.

Agregar mas información y documentos a las escrituras

En la edición de las escrituras, podemos encontrar 3 secciones: Información, Documentos y Folios, vamos a explicar cada una de estas opciones a continuación:

Para editar una escritura puedes dar clic en el lápiz azul

Información

En información tenemos una casilla para activar y desactivar si se encuentra vigente la escritura, esto se puede desactivar en el caso de que luego que sea presentado en el Registro Público, este mencione que no esta aprobado.

También encontramos dos fechas que vienen por default al momento de la creación, los demás campos pueden llenarse con información que se requiera.

Documentos

Como ya habíamos mencionado anteriormente, se pueden agregar documentos en varios apartados del sistema. Es muy sencillo, de la misma manera como se agregan documentos, puedes cargarlos aquí.

Una de las opciones es seleccionando el archivo, arrastrarlo y soltarlo y la otra es cargándolo en la pestaña de documentos, si quieres saber como agregar un documento sigue el enlace.

Folios

En este apartado, puedes editar cada uno de los folios. Al hacer clic en el lápiz azul de editar, accederás a la información del folio. Podrás editar la fecha, agregar una nota o seleccionar el estatus y para guardar los cambios, seleccionamos el botón azul de disquete para guardar.

Eliminar escrituras ya asignadas

Es posible que cometas un error al asignar una escritura, por lo que el sistema te permite borrar escrituras y todos los consecutivos a cómo estaban ANTES DE QUE ASIGNARAS ESA ESCRITURA. Esto será como si efectivamente nunca hubieras asignado esa escritura.

Nota: Solo es posible eliminar la última escritura. Si deseas eliminar una escritura anterior, el sistema no te lo permitirá para mantener la integridad del consecutivo. Tendrá que eliminar todas las escrituras que asignaste posterior a la que quieres borrar para poder borrar la que quieres.