Cargar Documentos a los proyectos, operaciones, etapas de seguimiento

Los Documentos se pueden encontrar en varios lugares de la aplicación, para que se tenga una relación de ellos. Como lo mencionamos en el subtítulo, estos se pueden cargar en:
◼️ En expediente de persona
◼️ En operaciones
◼️ En etapas de seguimiento

Cuando das clic ahí, aparece un ícono de más (flecha naranja) para añadir un documento, basta con dar clic en él para que aparezca una sección para cargarlo. En dicha sección primero debes dar clic en el más de color azul y después selecciona Cargar (flechas verdes en la segunda imagen).

A continuación, se abrirá una ventana para que cargues el documento deseado y una vez que lo selecciones, da clic en la nube (flecha roja) para guardar el documento, una vez que se haya cargado aparecerá un aviso en la parte superior derecha de la pantalla de que ha sido cargado con éxito.

También hay otras opciones, para acceder a ellas da clic en los tres puntos (flecha azul) para que te aparezcan las opciones de Descargar, Borrar y Firmar (FIEL), si quieres más información de este último no dudes en contactarnos.

Esta opción es útil para tener un repositorio común de todos los documentos relacionados a tus expedientes, clientes, recibos, etapas, etc. que podrás acceder desde donde sea.

Cargar documentos a las etapas o actividades

Paso 1. Damos clic en la etapa o actividad

Paso 2. Se abrirá la ventana Registrar Actividad, Damos clic en Documentos (ícono de Folder)

Paso 3. Damos clic en Agregar (+)

Paso 4. Damos clic en Cargar, aquí se abrirá el explorador de archivos de Windows y escogemos el archivo que deseemos cargar.

Paso 5. Damos clic en la nube para subir el archivo

Paso 6. Debe salirnos una notificación de color verde, que el archivo se subió con éxito

Solicitar a Documentos al cliente

Para solicitar un documento al cliente, damos clic en Solicitar Persona

Llenamos los datos como si estuviéramos enviando un correo, Ingresamos:

◼️ El nombre del documento a solicitar

◼️ Seleccionamos el Cliente, en este caso es Usuario Prueba (debe estar de color gris, indica que esta seleccionado); esto traerá automáticamente los datos Nombre Cliente y Correo Cliente

◼️ Escribimos el mensaje para el cliente como si estuviéramos enviando un correo, en este caso “Por favor subir su INE”

◼️ Nombre solicitante es la persona que lo solicita, en este caso nosotros

Al dar clic en Guardar (Botón azul +), se enviará un correo al cliente solicitando el documento

Para revisar como se envió el correo, damos clic en el Ícono de una flecha, como lo muestra la siguiente imagen

Si queremos enviar por WhatsApp la liga podemos darle clic donde marca la flecha para abrir la página donde el cliente va a ingresar su documento.

Copiamos la liga y se la enviamos al cliente; el cliente abrirá en esta pantalla y le dará clic en seleccionar archivo, se abrirá el explorador de archivo de Windows y selecciona el archivo que desea cargar.

El cliente dará clic en Subir Archivo y con esto le mostrara un mensaje que la solicitud fue completada.

Y listo!, el documento que suba el cliente se carga directamente a nuestro sistema, lo podremos observar como lo muestra la siguiente imagen.

Nota: Una forma más sencilla y rápida de hacerlo es seleccionar múltiples archivos, arrastrarlos y soltarlos en Documentos y en Etapas o Actividades

¿Cómo puedes cargar los documentos de forma rápida?

Paso 1. Seleccionar, arrastrar y soltar el/los archivo(s) en la Etapa o en Documentos.

Paso 2. Muestra un mensaje de que se ha cargado exitosamente

Paso 3. Si queremos descargar el archivo, le damos clic en el botón con diseño de documento de color verde y damos clic en el archivo.

Paso 4. Lo vemos descargado en la esquina superior derecha.

Estos documentos se pueden descargar y borrar.

Es un documento en Word que está pre-elaborado y es reusable en el que solo cambian los datos o cierta información dependiendo de la operación que estés manejando. Muy probablemente lo conozca como machotes. Lo que hace Nuvigant, es tomar estos machotes y llenarlos automáticamente con la información que tiene el sistema, evitando múltiples capturas.

Estos machotes los puedes crear desde cero, poniéndole viñetas especiales o utilizar las plantillas que ya tenemos preconfiguradas en nuestro repositorio de machotes. Estos los elaboramos para que puedas fácilmente tomarlos, hacerle algunos cambios dependiendo de lo que necesitas y los comiences a utilizar.

Para poder agregar un machote al sismtea seguimos los siguientes pasos:

Paso 1. Ingresar al menú (las 3 rayitas)

Paso 2. Ingresar a Documentos

Paso 3. Plantillas Word

Paso 4. Dar clic en el botón azul de “+”

Paso 5. Cargar el documento

Nota: El documento que vas a cargar debe ser previamente descargado y modificado desde repositorio de machotes y editado en tu computador (o puedes generarlo desde cero sin necesidad de un machote), no se pueden modificar los documentos dentro de Repositorio de Machotes, si quieres saber como editar tus documentos, por favor sigue el enlace.

Paso 6. Subir el documento

Paso 7. Debe salir el archivo cargado exitosamente

¿Dónde encuentro mis documentos automatizados cargados?

Los encuentras en: Plantillas Word. Ahí mismo puedes descargarlos para editarlos o borrarlos.

Los documentos automatizados son extremadamente útiles cuando necesitas incorporar datos de tus clientes u otra información en un documento de Word. Esto facilita la personalización del contenido mediante viñetas, lo que te permite con un solo machote que crees, rellenar este documento con información específica de cada proyecto. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a llenar estos documentos previamente redactados.

En el artículo Agregar un documento automatizado, nos enseña la ruta para llegar a Plantillas Word, es el apartado donde se cargan los documentos.

Para empezar a personalizar el documento automatizado vamos a ingresar en Plantillas Word:

Pasos para ingresar en Plantillas Word:

Paso 1. Ingresar en Menú

Paso 2. Dar clic en Documentos

Paso 3. Dar clic en Plantillas Word

Estos documentos Word los puedes tú crear desde cero, pero hemos creado un repositorio de diferentes machotes que puedes utilizar para facilitar esto. Aquí te mostramos los pasos de como funciona.

Paso 1. Encontraremos un botón azul con la leyenda Ir a Repositorios Machotes

Tenemos varias carpetas ya creadas con documentos que puedes descargar y tomar como referencia al momento de realizar tus propios archivos.

Paso 2. Ingresar a la carpeta que se asemeje a la información del documento que deseas hacer, en este caso ingresaremos a Escrituras / Pólizas

Paso 3. Abres el documento haciendo doble clic

Para descargar el documento en tu computadora y editarlo, haz lo siguiente:

Paso 4. Dar clic en Archivo

Paso 5. Dar clic en Descargar

Paso 6. Dar clic en Microsoft Word(.docx)

En el documento encontraremos texto y viñetas.

¿Qué son las viñetas?

Las viñetas son una especie de marcador o variable utilizada en un documento de Word para representar un valor específico, Por ejemplo: {escrituraNumero}, cuando se utiliza esta etiqueta en el documento, realiza un proceso de automatización o un script, que será reemplazada por el número de escritura correspondiente.

Adicional a las plantillas que hemos creado para ti, también hemos creado un documento donde detallamos el listado de viñetas para que las agregues a tu documento, la puedes encontrar con el nombre de: Cómo realizar cambios en una plantilla

Y ¡listo!, puedes modificar tu documento a tu gusto.

Te vamos a mostrar los pasos a seguir para que puedas ponerlo en práctica:

Paso 1. Ingresar al Menú

Paso 2. Dar clic en Proyectos

Paso 3. Seleccionar el nombre y dar clic en el lápiz para editar

Paso 4. Dar clic en el botón de Automatización de documentos

Paso 5. En el recuadro, busca por el nombre del documento que subiste previamente en Plantillas Word

Paso 6. Selecciona el documento

Paso 7. Las viñetas que agregaste al momento de editar tu documento Word, te traerá los datos del sistema que se encuentren ingresados.
Psdta.: Te aparecerá más lleno, siempre que tengas la información del expediente de clientes completa. Tambien puedes llenarlo manualmente.

Paso 8. Dar clic en el botón azul de Generar Documento Word

Paso 9. Búscalo en tu lista de descargas y darle clic al documento para abrirlo

Paso 10. Abre el documento y podras ver que los campos estan llenos con la informacion del sistema, este es un ejemplo de la plantilla Beneficiario Controlador, Anexo 3 Datos de Identificacion de actividades vulnerables

Para evitar estas interferencias con otros usuarios en los documentos cargados al sistema, existe el botón de Bloquear descarga de documentos. A continuación, te mostramos cómo utilizarlo:

Primero debemos ingresar al expediente o proyecto, luego vamos a la sección de Documentos.

Paso 1. Damos clic en los 3 puntitos del documento que queremos bloquear la descarga.

Paso 2. Damos clic en el botón Bloquear Descarga

Paso 3. Damos clic en el botón Bloquear Documento.

Mas abajo, podemos ver el historial de bloqueo y desbloqueo.

Si el documento se encuentra bloqueado, cuando se quiera descargar el documento, le aparecerá este error:

Descarga del documento no permitida para este archivo.

Si deseas desbloquear la descarga, volvemos a los 3 puntitos, bloquear descarga y podemos ver que, al momento de abrir el registro, aparece el botón Desbloquear Documento, de un color azul, dándole clic, podemos desbloquear el documento.

Al mismo tiempo, se registra la fecha de bloqueo y desbloqueo.