Registro de de tipo de participacion

Para poder usar este módulo puedes hacer lo siguiente:

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes (Nota: Si no le aparece este apartado, es por falta de permisos)

Paso 3. Dar clic en Tipo de acto

Paso 4. Dar clic en Tipos de participacion

Paso 5. Dar clic en el botón azul de (+) para registrar un nuevo Tipo de pariticipacion

Paso 6. Escribir el nombre del Tipo de participacion

Paso 7. Seleccionar los campos a capturar

Paso 8. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

Asignacion de tipo de participacion al tipo de acto.

Asignar el tipo de participacion al tipo de acto sirve para la identificacion inmediata de los tipos de participantes que se necesitaran en el proyecto

Paso 1. Dar clic en Menú

Paso 2. Dar clic en Ajustes (Nota: Si no le aparece este apartado, es por falta de permisos)

Paso 3. Dar clic en Tipo de actos (o tipo de servicios)

Paso 4. Dar clic en Tipo de actos (o tipo de servicios)

Paso 5. Dar clic en el botón azul de lapiz para entrar a la Categoría de Actos

Paso 6. Dar clic en el icono de participaciones

Paso 7. Dar clic en el botón azul de (+) para registrar una nueva participación

Paso 8. Seleccionar el Tipo de participación

Paso 9. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

En la sección de ajustes se encuentra el folder de Servicios con las opciones de acceder ya sea al Catálogo de Servicios o a la Categoría de Servicios.

Como en las demás secciones de la aplicación dentro de cada una podemos realizar cualquiera de las funciones principales relacionadas con dicho apartado como lo es añadir un nuevo registro, editar alguno ya existente o bien borrar uno que ya no sea necesario. Sin embargo, la diferencia entre ellos es que el Catálogo de Servicios contiene todos y cada uno de los Servicios que se van a manejar dentro del sistema, mientras que Categoría de Servicios contiene las distintas Categorías que son un conjunto de servicios que incluyen ya sea las mismas actividades o muy similares. A continuación, te explicaremos porque tener definidas estas categorías nos permiten configurar los servicios de una forma más fácil y rápida.

Categoría de Servicios

Dentro de cada categoría se definen cuales son las actividades que se deben realizar, pudiendo así agregar todas las actividades deseadas desde el botón amarillo (flecha roja), con la libertad de editarlas o eliminarlas en el momento en que necesitemos (tres puntos señalados con flecha verde), así mismo se puede colocar el ratón en la actividad y arrastrar estas mismas hasta que se encuentren en el orden necesario colocando la primera actividad a realizar en la parte superior.

Servicios

Dentro de cada servicio también se debe de definir cada una de las actividades que se deben de llevar acabo en el mismo, los servicios tienen asignada una categoría (flecha verde), por lo tanto, al momento de agregar las actividades aparece un botón con la leyenda Cargar Actividades de Categoría, al dar clic en él se jalan automáticamente las actividades que se dieron de alta anteriormente en la categoría, sin embargo, si es necesario se puede agregar, eliminar o modificar las actividades deseadas.

Realizar esto es importante ya que al momento de dar de alta un proyecto y designar un servicio automáticamente se insertarán las actividades anteriormente seleccionadas en estas configuraciones.

El sistema cuenta con un sistema de alertas estilo Facebook y sirve para avisarte cuando la actividad o etapa va a vencer. Este sistema emite un correo que va a llegar a tu bandeja de entrada o al de tu compañero, en la fecha y hora que tu hayas elegido con la información de la actividad y a que proyecto pertenece. Para saber como realizarlo, sigue los siguientes pasos:

Existen diferentes tipos de alertas, unas manuales y otras automatizadas. Vamos primero a ver cómo podemos programar una alerta de manera manual para un expediente en específico.

Paso 1. Dar clic en los 3 puntitos de la etapa y dar clic en Ver

En este momento ingresarás a la etapa donde veremos la opción de la campanita.

Paso 2. Damos clic en la campanita

Paso 3. Damos clic en el botón azul de (+) para crear una nueva alarma.

Paso 4. Al registrar la alarma o recordatorio, llenamos los datos que vemos en el formulario.

■ Fecha de recordatorio: ingresa la fecha que desea que se le envié el recordatorio a su correo.

■ Hora: la hora que desea recibir el correo

■ Selecciona a quien notificar: puedes ingresarte a ti mismo o enviarlo a otro usuario del sistema.

Paso 5. Da clic en el botón azul para Guardar

Paso 6. Se verá agregado el Recordatorio o Alarma

Te llegara un correo como este, el día y la hora que lo hayas programado.

Alertas para el Cliente

Se puede configurar notificaciones automatizadas en el seguimiento de actividades, para que en todos los proyectos que tengas agregada esa actividad, se envíe una alerta a todos los participantes, para saber como hacerlo, sigan los siguiente pasos:

Paso 1. Dar clic en el Menú (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Seguimiento

Paso 4. Dar clic en Actividades

Paso 5. Dar clic en Editar

Paso 6. Dar clic en el botón azul (+) para crear un nuevo registro de notificaciones automáticas

Nota: El numero que se ingrese en Duración de Días, es la cantidad de días que tomará en vencer esta etapa.

En esta sección se puede notificar tanto a los participantes de la operación o a uno o varios usuarios en el sistema.

Paso 7. Llenar la información y dar clic en Notificar a participantes o seleccionar a quien notificar, como en la segunda imagen

Paso 8. Dar clic en el botón azul de Guardar

Alerta de Vencimientos

Podemos crear alertas de vencimiento para que notifiquen a los usuarios cuando la actividad vaya a vencer.

Paso 9. Dar clic en Alertas de Vencimientos

Paso 10. Dar clic en el botón azul de (+) para crear Nuevo Registro

Paso 11. Seleccionar al usuario al que quieres que le llegue la notificación

Paso 12. Dar clic en el botón azul de Guardar