Quién debe tomarla: El equipo entero

En este artículo hablaremos sobre lo que generalmente vemos en la primera capacitación de la aplicación. Explicaremos cómo dar de alta usuarios y cómo hacer un presupuesto rápido. En esta página te redirigimos a los artículos donde detallamos los puntos que mencionamos aquí, por lo que te recomendamos que vayas a estos artículos y al terminar vuelvas a esta página para seguir con los pasos próximos. Esta capacitación está dirigida al público en general.

Puedes entrar a la aplicación desde cualquier dispositivo visitando nuvigant.com, después podrás dar clic en el botón de arriba que dice “clientes” y seleccionar la opción que dice “ir a aplicación”.

Antes que nada el primer paso es:

Crear tu cuenta y quedar registrado dentro de tu organización

Existe dos pasos para que esto pueda suceder y no importa en qué orden se hagan.

1. Crear una cuenta dentro de la aplicación: Al igual que Facebook o cualquier otra aplicación, todos los usuarios deben de crear su cuenta. Eso lo puedes hacer siguiendo los pasos que encuentras en este artículo: Artículo para darse de alta como usuario

2. La empresa debe de registrar al usuario como parte de su equipo: Es necesario que tu organización (la empresa en la que trabajas que usará la aplicación) te registre como un colaborador. Si eres el/la administrador/a de la empresa, puedes lograr eso siguiendo los pasos del siguiente artículo: Dar de alta usuarios nuevos en la aplicación.

Central de ayuda

Si deseas contactarnos o revisar todos los manuales que tenemos disponibles para ti, puedes ingresar desde tu aplicación a la sección Central de Soporte.

Paso 1. Dar clic en el botón de usuario en la esquina superior derecha

Paso 2. Dar clic en Central de Soporte

Paso 3. En esta pantalla podrás encontrar tanto los manuales como el botón del chat, en este caso le vamos a dar clic en el botón de chat que se encuentra en la esquina inferior derecha de la página.

Paso 4. Selecciona tu solicitud, puedes dar clic en las opciones, luego el Bot te consultará tu nombre y tu correo.

Y ¡listo!, dentro de poco uno de nuestros asesores se contactará contigo para darte ayuda o solución lo mas pronto posible.

Para poder llevar un control general de tus procesos, Nuvigant maneja lo que llamamos Proyectos (o expedientes). Estos representan cada uno de los servicios que le das a tus clientes.

Generar proyectos dentro de la aplicación

Un proyecto representa una operación que estés llevando a cabo en tu oficina.

Veremos, cómo podemos abrir y darle seguimiento a un proyecto cuando el cliente decide trabajar con nosotros.

¿CÓMO CREAR UN PROYECTO O UN EXPEDIENTE?

Manejo de Datos de Clientes

Como dar de alta personas, darlas de alta directamente, o desde un expediente y como ligarlas al proyecto

La creación de un cliente es muy sencillo y muy importante ya que esta información nos sirve para llenar una serie de documentos y nos permite tener toda la información de nuestros clientes en un solo lugar.

Existen dos maneras de crear un cliente, desde el apartado Contactos – Personas o Empresas y desde los formularios de registro, cada vez que abras un formulario de registro ya sea de proyectos, facturación, ingresos, retenciones, etc.

■ Quieres conocer como crear un cliente (personas/empresas) desde Contactos, por favor sigue la siguiente guía: PERSONAS Y EMPRESAS

■ Para registrar un cliente dentro de las pantallas de registro, en este caso Registro de Proyectos por favor ingresa a la siguiente guía: CREAR CLIENTE DESDE REGISTRAR PROYECTO

Añadir un participante a un proyecto

Mientras vamos creando proyectos, llega un momento en el que queremos saber ¿Qué proyectos tenemos asignados a un cliente?, para conocer donde ingresar por favor sigue el siguiente enlace: Proyectos del Cliente

También podemos asignarle los participantes en el proyecto, si quieres conocer como hacerlo, sigue el siguiente enlace.

Dar seguimiento a los expedientes

Los proyectos que damos de alta se organizan por actividades que tenemos que ir marcando como realizado, debemos estar pendientes por las fechas límites de realizar cada una; para esto tenemos las notificaciones que son una ayuda que te serviría de mucho para que no se te pase esa fecha límite, te explicamos paso a paso cómo se da seguimiento a tus actividades o etapas

Carga de Documentos en el Proyecto

Cómo cargar documentos (tanto al expediente como a las etapas mismas). Como solicitar documento a cliente por medio de correo

En ciertas ocasiones necesitamos cargar documentos a nuestros proyectos, hay dos formas de cargarlos:

• 1. En Documentos dentro del expediente
• 2. Es dentro de las etapas o actividades

Para aprender hacerlo por favor da clic en la guía: Cargar documentos a la plataforma

El sistema permite arrastrar documentos para que los cargues de una manera muy sencilla y rápida. Inténtalo y en la liga del parrafo anterior encontrarás varios ejemplos de esto.

Búsqueda de Listados de Sanciones

Luego de registrar al cliente y abres el proyecto, puedes hacer la búsqueda de Listados negros, para conocer como realizarlo, sigue el enlace.

Registrar un tipo de acto o servicio

Los tipos de acto o servicio se refieren a donde va dirigido o en que va a estar enfocado tu proyecto, por default vienen precargados algunos tipos de acto o servicio básicos pero puedes agregar los que desees, para personalizar tu empresa, te mostramos como puedes agregar y modificar los tipos de actos para que se ajuste mas a tu enfoque. Por favor sigue la guía: Registrar Tipo de Acto o Servicio

Registrar y Asignar la Categoría a Tipo de Acto o Servicio

La categoría de actos sirve para agrupar los tipos de actos, de esta manera se puede realizar configuraciones masivamente a un grupo de tipos de actos. Por ejemplo si tienes los siguientes tipos de actos:

• Compraventa Casa Habitación
• Compraventa Persona Física
• Compraventa Persona Moral
• Compraventa Local Comercial

Éstos puedes agruparlo en la categoría: Traslativas de Dominio. Para conocer mas acerca de esto, sigue la guía: Registrar y Asignar la Categoría a Tipo de Acto o Servicio

Configuración de Actividades

El sistema viene con actividades o etapas predeterminadas, pero esto tambien es totalmente configurable, puedes crear tus propias etapas para darle seguimiento a tu proyecto. Si quieres conocer como realizarlo, sigue la guía: Configuración de Actividades

Configuración de Logo y Cuentas Bancarias

Para que todas tus impresiones de tus documentos lleven tu logo y la cuenta bancaria, puedes enviarnos la información al correo: [email protected] y nosotros lo cargaremos al sistema.

Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento

Para dar un buen seguimiento a las actividades que se agregan en el proyecto, tenemos que configurarlas previamente. Al hacerlo, emitirán automáticamente alertas al usuario o a los participantes del proyecto. Con esto, no solo estará informado el cliente, sino también los usuarios, ya que pueden saber cuándo se va a vencer la actividad y realizarlas a tiempo. Para conocer cómo hacerlo, por favor, sigue la guía: Alertas, cómo configurar y enviar alertas, de correo y tiempos de vencimiento

Modificar los datos de la empresa de tus documentos

Puedes modificar los datos que muestres en tus documentos, quieres conocer como realizarlo, sigue la guía: Modificar datos de compañía

Presupuestos

Veremos cómo hacer tu primer presupuesto. Recomendamos que hagas la prueba tú mismo mientras lees los siguientes artículos para que así obtengas algo de práctica.

• Todos necesitamos saber dónde empezar, por esta razón hemos redactado una guía para tu inicio en la creación de presupuestos, recuerda que es necesario realizar una configuración previa; todos los pasos los encontrarás en el siguiente artículo: INICIA AQUÍ PARA APRENDER DE PRESUPUESTOS

Puedes personalizar totalmente tu presupuesto. Nosotros te ayudamos durante las sesiones de capacitación al lograr esto. Nos puedes mandar:

• Tu logo
• Cuentas bancarias donde tus clientes pueden realizar los pagos y que se reflejaran en tu presupuesto impreso
• Algún mensaje que quieres que salga en tu presupuesto, ejemplo vigencia del presupuesto
• Los formatos que usas actualmente para imprimir tu presupuesto, nosotros te los igualamos
• Los archivos que puedan ayudarnos a configurar cómo se calculan los presupuestos en tu ciudad y estado

Una vez que se ha hecho el presupuesto,

Generar proyectos, a partir de un presupuesto

Como vimos en el punto anterior, es posible generar presupuestos de una manera muy rápida utilizando la herramienta de presupuestos rápidos. Si optaste por usar esta opción, es importante que sepas cómo puedes convertir ese presupuesto a un proyecto para poder darle seguimiento.

• A partir de presupuestos rápidos: cuando un cliente primero vino a solicitar información y después de un tiempo decide que sí va a realizar el proyecto con nosotros, se procede a generar una operación a partir del presupuesto rápido. Esto es muy útil, ya que si le generaste el presupuesto, el sistema jalará estos datos a tu expediente, evitando volver a capturar esta información. Puedes conocer como se hace en la guía: ¿Cómo generar expedientes a partir de un presupuesto?

Ingresos: es la manera en que registras en el sistema cómo te van pagando las diferentes operaciones. Estos ingresos son para control interno y le podrás entregar un recibo impreso a tu cliente. Estos ingresos NO son documentos fiscales.

Egresos: es la herramienta que puedes utilizar en el sistema para llevar un control de los pagos de impuestos, derechos o gastos que vas realizando. El sistema valida que tengas los suficientes ingresos en el sistema registrados para evitar financiar pagos.

En esta capacitación explicaremos como registrar ingresos, dentro y fuera del proyecto, ingresos múltiples y egresos. En esta página te redirigimos a los artículos donde detallamos los puntos que mencionamos aquí, por lo que te recomendamos que vayas a estos artículos y al terminar vuelvas a esta página para seguir con los pasos próximos.

Pasos para llegar al registro de los ingresos

Te mostramos como llegar al registro de ingresos dentro de un proyecto o fuera del proyecto, esto depende si estás recibiendo dinero de un proyecto en específico o si realizaste un trámite sencillo que no necesitó de la creación de un proyecto. Para conocer donde debes ingresar, sigue el enlace.

Registrar un ingreso

Continuamos ahora con el registro del ingreso, ya sea dentro o fuera del proyecto, en esta guía te explicaremos como puedes realizarlo, paso a paso, dependiendo del caso. Por favor, sigue el enlace.

Registrar Ingresos Múltiples (Avanzado)

Cuando un cliente tiene varios proyectos a nombre de él y quiere hacer un solo pago, vas a usar esta opción, Ingresos Múltiples, para conocer paso a paso como realizarlo, sigue el enlace.

Egresos: Cómo registrarlos

Los egresos los conocemos como la salida de dinero, en este caso, es el pago de los impuestos o gastos. Estos se registran en el sistema para tener un control, si quieres conocer como hacerlo, sigue el enlace.

Existen varios procesos en el sistema para realizar la facturación. Podemos realizar lo siguiente:

Realizar Facturas fuera de una operación

Las facturas que se realizan fuera de una operación, no están ligadas a un proyecto, pero son muy convenientes dependiendo de lo que desees hacer.

Para conocer como realizarlo, por favor sigue el enlace

Realizar Facturas dentro de una operación

Las facturas realizadas dentro de una operación te traerá toda la información que cargaste en el presupuesto automáticamente, esta opción es muy buena para llevar un control sobre tus proyectos, saber cuales están se encuentran facturados y cuales no, incluso saber cuales están pagados. Para conocer como realizarlo, por favor sigue el enlace.

Realizar Facturas a partir de un recibo (dentro o fuera de una operación)

Las facturas también se pueden realizar desde un Ingreso, de esa manera trae automáticamente la información que se guardó al registrar el ingreso o recibo. Así mismo se pueden realizar dentro y fuera de una operación.

Para realizar una factura a partir de un ingreso dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

Para realizar una factura a partir de un ingreso fuera de un proyecto, por favor sigue el enlace.

Realizar Complemento de pago a partir de una Factura

Para llevar un seguimiento adecuado del estado de pago de las facturas, es necesario generar un complemento de pago. Este proceso puede realizarse en varios apartados según la situación. Tenemos los siguientes artículos que explica como se realiza dependiendo de la situación:

1. Generar complemento de pago a Facturas dentro de un proyecto

◼️ Generar complemento de pago a Facturas PPD

Las facturas PPD corresponden a pagos en parcialidades o diferidos. Los complementos de pago comunican al SAT que se ha realizado el pago; estos son timbrados y generan un PDF y un XML.

Para realizar un complemento de pago de una Factura PPD dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

◼️ Generar complemento de pago a Facturas PUE

Las facturas PUE se refiere al pago en una sola exhibición de la operación comercial. Al momento de general la factura, ya esta avisando al SAT que se encuentra pagada. El realizar un complemento de pago a una factura PUE, será solo para control interno.

Para realizar un complemento de pago de una Factura PUE dentro de un proyecto, por favor sigue el enlace.

2. Generar complemento de pago a Facturas fuera de un proyecto

◼️ Facturas con complemento de pago desde el apartado Facturación

Si tienen facturas registradas fuera de una operación, también se puede realizar un complemento de pago, ya sea una factura PPD o PUE

Para conocer como realizar un complemento de pago desde el apartado de Facturación, por favor sigue el siguiente enlace.

◼️ Facturas con complemento de pago desde el apartado Complemento de pago

Se puede registrar un complemento en la sección de Complemento de Pago. Esta sección te permite asignar la factura después de haberlo creado, también puedes agregar varias facturas dentro de un mismo pago, siempre y cuando estas sean bajo el mismo cliente.

Para conocer como realizar un complemento de pago desde el apartado de Complemento Pago, por favor sigue el siguiente enlace.

Factura con complemento de notario

Al momento de crear una factura, existe la pestaña de Complemento de Notario, esta se utiliza, cuando se requiere que un notario público certifique algún aspecto relacionado con la transacción comercial. Esto puede ser necesario en casos específicos que requieran la intervención de un notario para garantizar su legalidad y autenticidad.

Para conocer como realizar una factura con complemento de Notario, por favor sigue el enlace.

Factura con múltiples operaciones

Si necesitas realizar una sola factura para varios proyectos u operaciones, te mostraremos como se realiza. Por favor sigue el enlace.

Errores comunes de Facturación

Es normal que se presenten ciertos errores en facturación, para conocer un poco sobre por qué se dan estos errores, por favor sigue el enlace.

Documentos Automatizados

Los documentos automatizados son archivos Word que, al ser subidos a Nuvigant y luego descargados, se liga a la información solicitada del sistema. Para facilitar este proceso, hemos creado plantillas disponibles en el repositorio de machotes. Puedes descargarlas en tu computadora, editarlas según tus necesidades y cargarlas en el sistema.

¿CÓMO AGREGAR UN DOCUMENTO AUTOMATIZADO?

Antes de descargar un documento automatizado, hay ciertas configuraciones previas que se deben realizar, te vamos a mostrar en que apartado se encuentra y se cargan los documentos automatizados. Para eso debes seguir el siguiente enlace.

EDICIÓN DE DOCUMENTO AUTOMATIZADO

Disponemos de una extensa variedad de documentos que puedes revisar y utilizar como referencia para crear los tuyos. Además, si prefieres empezar desde cero, en esta guía te explicaremos cómo hacerlo. Simplemente sigue el enlace para obtener más información.

USO DE DOCUMENTO AUTOMATIZADO

Luego de haber editado y agregado el documento automatizado en el sistema, ya puedes usarlo en todos tus proyectos.

Este es el último paso que necesitas conocer para poder usar tus documentos automatizados, si quieres conocer como hacerlo, sigue el enlace.

El control de folios y escrituras, es una herramienta que sirve para tener mas control en la asignación de las escrituras al proyecto, evitando así que se agreguen escrituras duplicadas, llevando el conteo automáticamente.

Configuración de Control de Folios y Escrituras

Para poder configurar el control de folios, primero debemos establecer el inicio, preferiblemente ingresar el primer número de escritura donde inicia el tomo o volúmen, en esta guía te mostramos los pasos para que puedas configurarlo. Por favor sigue el enlace.

Uso de Control de Escritura y Folios

En esta guía te mostramos como se asignan las escrituras a los proyectos, tenemos las opciones de: Asignar correctamente, Inutilizar folios e Inutilizar folios y número de escritura (No pasó), que se utilizarán dependiendo del caso.

Para conocer como realizarlo, sigue el enlace.

Listados de Sanciones

En esta guía te mostramos como realizar la búsqueda de listados negros, se puede realizar desde que registras al cliente y este documento se guarda automáticamente en el expediente del cliente, con la fecha del día que realizaste la búsqueda. Para conocer como realizarlo, sigue el enlace.

Acumulación de Lavado de Dinero

Te mostraremos como hacer uso de los reportes de acumulación por persona y de acumulados por categoría, también dentro de cada proyecto puedes ver el acumulado del cliente de los últimos 6 meses. Para conocer mas acerca de esto, sigue el enlace.

Impresión de Expediente Único

En el proyecto, podemos hacer la impresión de listados de sanciones y EUIs de todos los participantes que agregamos, esto, nos imprimirá el listado de sanciones grupal, lo guardará en los documentos del proyecto y adicionalmente imprimirá el expediente único del cliente. Para conocer como hacerlo, sigue el enlace.

Crea tu cuenta

Lo primero que es necesario realizar es crear tu cuenta, para ello te llegará un correo electrónico de nosotros invitándote a colaborar. Sigue las instrucciones de ese correo y ten en cuenta los siguientes puntos:

1. ■ Accede a la aplicación desde aquí.
2. ■ El usuario que registres en tu cuenta debe de ser el mismo correo al que recibiste la invitación para colaborar, de lo contrario no tendrás acceso a la plataforma.
3. ■ Es importante que utilices un navegador de internet moderno (e.g. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari). La plataforma puede tener algo de problemas con navegadores obsoletos como Internet Explorer.

Registra a tu primer contacto

Empieza a mantener todos los expedientes de tus clientes en un sólo lugar! Entra al siguiente enlace para ver esto más a detalle.

Crea tu primer proyecto

• ■ Para ello necesitas registrar un proyecto dentro de la plataforma, si no sabes como hacerlo visita el siguiente enlace.
• ■ También puedes generar tus primeros presupuestos. 

Invita a tu equipo a trabajar contigo dentro de la plataforma

Puedes invitar a tu equipo a colaborar contigo dentro de la plataforma, por medio de su correo electrónico. Para ver detalladamente como hacerlo da clic aquí.

Preséntate con nuestro equipo de soporte

Nos esforzamos siempre por atenderte de la manera más rápida posible y nos daría mucho gusto que nos escribas para saludarnos! (: La principal manera de ponerte en contacto con nuestro equipo es a través del chat, aquí te decimos como hacerlo.

Familiarízate con nuestro centro de ayuda

Nuestro centro de ayuda es como un manual electrónico de la aplicación, aquí podrás encontrar muchos artículos que te pueden ayudar a empezar a utilizar la plataforma.

• ■ En la parte central de la pantalla se encuentra una barra con la leyenda Busca una palabra clave, en esta puedes escribir alguna palabra relacionada con lo que estás buscando y se te desplegarán varios artículos que te pueden ayudar.
• ■ Esta dividido en diferentes secciones, en cada una de ellas puedes encontrar todos los artículos relacionados a dicha sección.
• ■ Dentro de la aplicación se encuentran iconos azules con signo de pregunta que te llevarán directamente al artículo que te puede ser de utilidad.
• ■ Todos los días escribimos artículos nuevos, pero si no logras encontrar uno que sea de tu ayuda, siempre nos puedes contactar por el chat.

Es muy importante que cuando tengas alguna duda nos puedas contactar rápidamente, es por ello que dentro de la aplicación manejamos lo que es el chat, esta herramienta nos permite que la comunicación sea sencilla e inmediata. Para iniciar una conversación, en la parte superior derecha de la aplicación das clic en el icono de usuario seguido de Central de Soporte.

A continuación, se cargará una pantalla con la leyenda Hola, ¿Cómo te podemos ayudar? y en la parte derecha inferior de ésta se encuentra un círculo azul con un icono de mensaje. En cuanto das clic en el botón se desplegará una ventana y el robot de soporte automáticamente comenzará a atenderte.

Te agradeceríamos si nos puedes proporcionar tu nombre y desde donde nos escribes para acelerar el proceso.

Una vez que envíes el primer mensaje, este llega a uno de nuestros miembros que te asesorará de la manera más rápida posible.